介護・福祉事業者向け業務管理システム「福祉の森」: 導入事例

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黄金荘様

  • 東北
  • 障がい支援施設

黄金荘(おうごんそう)様は、知的障害者福祉法に基づく更生施設で、社会生活の基本となる生活習慣の確立と、主体的生活態度の育成を図り、社会参加・自立ができるように支援を行なっておられます。その黄金荘様が今回、「福祉の森」を導入した経緯とその効果について、社会福祉法人幸得会 統括施設長・得田和明氏にお話を伺いました。

「ケース記録にかかる時間を、大幅に削減できました。」黄金荘 得田和明氏

INDEX

  • 導入経緯
    文字数制限がなく分かりやすいケース記録の実現が必要だった
  • 導入のポイント
    ケース記録の入力工数、サーバ管理工数の削減が魅力
  • システム概要
    施設間のネットワーク整備により、職員の作業時間が大幅に短縮
  • 今後の展望
    末永くアドバイスをいただけるパートナーとして期待
導入前の課題
  • 毎日のケース記録入力にかかる、時間や手間を抑えたい。
  • 手元に置いていたサーバの管理工数を減らしたい。
  • 文字数の制限なく、誰が見ても分かるケース記録を作りたい。
導入後の効果
  • 施設間のネットワーク整備により、ケース記録の入力工数が大幅に減った。
  • サーバをデータセンタに預けたことで、管理の工数がほとんどなくなった。
  • 文字数を気にせず、分かりやすい言葉でケース記録を作れるようになった。

導入経緯文字数制限がなく分かりやすいケース記録の実現が必要だった

社会福祉法人 幸得会
統括施設長 得田和明氏

黄金荘様は、ほかにも関連施設をお持ちですが、こちらはどのような施設ですか?
黄金荘のほかに、通所型で就労継続支援を行なっている「たけとんぼ」、居宅介護のほかに短期入所もやっている「やすらぎ」といった関連施設があります。そして、各施設が連携を取りながら、利用者のニーズに合わせて幅広くサービスを行なっています。また、当所には比較的障がいの重い利用者が多いこともあり、利用者の過ごしやすさに十分配慮し、ご家庭での自由さを施設にもそのまま再現できるように努めています。たとえば、昼食は時間を決めず自由に食べられるようにしたり、部屋ごとに壁紙を変え、好みで選べるようにしたり、などです。
そうした利用者への配慮は、システムへの要求にもつながっていた、ということですね?
障がいの重い利用者の中には、通院や問題行動などが頻繁に起きてしまう方もいたため、立ち上げた当初からケース記録を毎日全員分つけています。ほかの職員や医者、保護者の方にも分かりやすい文章で記録するよう心がけているため、日々の入力量も多く、すぐに膨大なテキスト量になってしまいます。そのため、記録を何日も中断するわけにはいきません。そのためにも、文字数の制限がなくケースを記録でき、何かあったときはすぐにサポートしてくれる、システムとベンダーが必要でした。

導入のポイントケース記録の入力工数、サーバ管理工数の削減が魅力

日立情報システムズの「福祉の森」を選定された理由はどういったものですか?
2003年に、ちょうど旧システムからの入れ替えを検討していたときに、営業に来ていただいたというタイミングの良さもあります。しかし、大きな理由としては、やはり職員が文字数を気にすることなくケースを記録できるということ。そして、アフターサポートが非常にしっかりしていたということが決め手になりましたね。
そして今回、「福祉の森」をバージョンアップし、システム環境を新たに見直されたのは、どのようなきっかけがおありだったのですか?
はじめはサーバを手元に置いて、施設内のパソコンだけをつなぐ形で運用していたのですが、関連施設とはネットワークがつながっていませんでした。そのため、ほかの関連施設の職員は黄金荘まで来て、ケース記録の入力や請求書の作成を行なっていたのです。あとから入力したデータに間違いが見つかって、修正のために再度来所するということもありました。そうした手間を減らし、職員が移動せずにその場で作業ができるように改善したかった、ということが大きなきっかけです。
そのタイミングで、サーバを日立情報システムズのデータセンタにお預けいただいたということですね。
これまでに、2回ほどサーバが不具合を起こしたことがあるのですが、そばにいる私たちが素早く対処できるわけではありませんでした。それでしたら、日立情報システムズにお預けして、何か問題が発生したときにはすぐに直していただける方が良いと考えたのです。

システム概要施設間のネットワーク整備により、職員の作業時間が大幅に短縮

今回の「福祉の森」のバージョンアップおよびオプションサービスの利用で、どのような効果がありましたか?
広域ネットワーク対応システムの導入で、各関連施設がネットワークでつながったことにより、職員がその場でケース記録の入力や請求書の作成ができるようになりました。また、ハウジングサービスのおかげでサーバの管理という面でも工数は減っています。そうした作業にかかっていた時間が、短縮できるようになったことだけでも、たいへんありがたいことですね。
現場の職員の方々は、どのような感想を持たれているのでしょうか?
「福祉の森」は、次のステップに進むためには、正しいルールで入力しなければならないシステムです。導入当初はそのことが不便だと感じる職員もいました。しかし逆にいえば、入力が完了した際には、「間違いなく入力できた」と安心することができます。間違いがあってはならないデータが多いため、その点では職員も助かっていると思いますね。
実際に入力されたケース記録は、どのような場面で活用されているのですか?
私たちは、利用者の方ごとに目標を設定し、どう取り組んだのか、結果がどうだったのか、そして今後どうしていくのか、という情報もケース記録に入力しておき、後日モニタリング会議でそれを振り返っています。ケース記録の検索のしやすさのおかげで、こうしたときのデータ参照が素早くできるのは嬉しいですね。

事務室、医務室、身体障がい者入居棟、知的障がい者入居棟それぞれに設置されているパソコンが一つの施設内LANでつながっています。

今後の展望末永くアドバイスをいただけるパートナーとして期待

社会福祉法人 幸得会
統括施設長 得田和明氏

今後の展望について、お聞かせいただけますか?
現職員や過去にここで働いていた職員が、介護福祉士や社会福祉士、ケアマネージャーなどの資格を取る際、何年間在籍し、何日間出勤したかを、履歴書に記載しなければなりません。現在、このデータを算出するのにたいへん苦労しています。このような計算が、一瞬で取り出せるようになると、たいへんありがたいですね。
これからの日立情報システムズに、期待したいことはありますか?
今はまだ、現状の機能を使いこなしていくのに精一杯ではありますが、より良い使い方などを、今後も末永くアドバイスをいただけるようなビジネスパートナーであってほしいと思いますね。また、現在1台だけタッチパネル仕様のパソコンを用意して、利用者の方にもインターネットやゲームなど楽しんでいただき、言葉などを覚えるきっかけになれば、と考えています。そういった試みの実現などにも、ぜひご協力いただきたいと思います。

お客様の概要

社会福祉法人 幸得会 「黄金荘(おうごんそう)」

社会福祉法人 幸得会 「黄金荘(おうごんそう)

黄金荘様は、1993年に開設した、知的障がいのある人の支援施設です。利用者一人ひとりが心身共に健康で、施設での生活を意欲的に取り組むために、心の悩みやストレスなどへの十分な配慮を行なっています。また、できるだけ自由に単独で散髪や買い物に行ってもらうことで、店舗の方にも覚えていただき、地域に自然に溶け込めるように配慮しています。

黄金荘様の施設外観。岩手県南部の平泉町を縦断する国道4号線から、やや西側に入った高台に位置しています。

施設内の食堂。入所中の方たちが床を這う電気調理器具の配線で転ばないよう、天井から配線を引いています。

入所中の方たちが選別したコーヒー豆。3種類の豆には、それぞれ地域にゆかりのある源義経、弁慶、静御前の名前がつけられ、販売されています。

入所中の方たちが一枚ずつていねいにすいて製作した和紙。職員の名刺も、この和紙で作られています。

担当者より一言

株式会社日立情報システムズ
澤畑尚人

広域ネットワーク対応システム(WAN)と、サーバお預かりサービスで、さらに使いやすいシステムに進化しました。

今回、経年変化によるハードウェアの老朽化が顕著となり、次期システムとして、「福祉の森」を提案させていただきました。 これまでの「福祉の森」に対するお客様のご要望をヒアリングし、不便さを感じておられた複数事業所間での情報共有、およびサーバ管理の手間という問題を解決するため、広域ネットワーク対応システム(WAN)とサーバお預かりサービスを提案。さらに使いやすさを追求した「福祉の森」をご採用いただきました。 今後も、お客様にご満足いただけるソリューションを提案し、良きパートナーとして認めていただけるよう努力したいと考えています。

今回の取材にご協力いただいたお客様
  • 社会福祉法人 幸得会 「黄金荘」
  • 統括施設長 得田和明氏

ご協力ありがとうございました。

2009年9月掲載
本事例に記載の情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。


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